Mois : Avril 2016

Texte de la note

Comme première étape de la mise sur pied d’un entrepôt des principales pratiques de vérification interne, le Ministère mènera un programme pilote portant spécifiquement sur le processus de gestion de la paie. Il invite les conseils scolaires à lui soumettre, d’ici le 1^er août 2016, les principales pratiques de gestion de la paie relevées lors des vérifications internes menées depuis 2014-2015. Un modèle standard doit être utilisé à cette fin et sera transmis aux cadres supérieurs de l’administration des affaires dès qu’il sera disponible. Les résultats du programme pilote seront dévoilés au secteur d’ici septembre 2016.

Une fois que le programme pilote aura été mis en œuvre avec succès, l’entrepôt des principales pratiques fera place à tous les processus liés à la vérification des conseils scolaires. L’entrepôt sera hébergé sur un site Web protégé par un mot de passe. L’accès sera accordé à tous les cadres supérieurs de l’administration des affaires et les chefs régionaux de la vérification interne, mais les vérificateurs internes des conseils et les directeurs des finances devront obtenir l’autorisation des cadres supérieurs de l’administration des affaires pour avoir accès à l’entrepôt.

Texte de la note

Le Ministère annonce que les documents sur les prévisions budgétaires de 2016‑2017 sont disponibles sur son site Web.

Changements aux formulaires – Les formulaires mettent en œuvre les changements apportés aux Subventions pour les besoins des élèves pour 2016‑2017, dont voici les plus importants :

• Les repères salariaux augmentent de 1,25 % pour le personnel enseignant et non enseignant pour toute l’année scolaire 2016‑2017 (mais pas des repères salariaux des directions d’école et des directions adjointes, car les négociations sur leurs conditions d’emploi sont toujours en cours).
• La progression dans la grille salariale est rétablie pour le personnel enseignant et les éducatrices et éducateurs de la petite enfance.
• Les plans de congés acquis pour le personnel enseignant des conseils scolaires de district catholiques et ceux de langue française permettront aux conseils scolaires et au Ministère de partager les économies qu’engendrera une journée au taux du personnel enseignant suppléant.
• Le financement des conseils scolaires qui reçoivent un montant ponctuel en 2015-2016 pour le paiement anticipé des gratifications de retraite sera ajusté pour les années suivantes.

Au cours des semaines du 18 et du 25 avril, le Ministère offrira aux conseils scolaires six séances (dont une en français) sur le rapport de mars 2016 et sur les modifications apportées aux formulaires.

Financement des fiducies d’avantages sociaux – Les formulaires ne comprennent pas les montants du financement par le ministère de l’Éducation pour le transfert des avantages sociaux à des fiducies. Les conseils scolaires sont encouragés à prévoir le coût de leurs avantages sociaux de 2016‑2017 conformément à l’approche proposée dans la note de service 2016:SB08.

Lorsque les conseils scolaires résilieront leurs régimes d’avantages sociaux auprès des compagnies d’assurance pour se joindre aux fiducies provinciales d’avantages sociaux, les régimes d’avantages sociaux existants auront parfois des réserves, qui seront transférées aux conseils scolaires. Si elles ne sont pas déjà comptabilisées dans les rapports financiers des conseils scolaires, ces réserves devront être considérées comme des revenus et faire partie de l’excédent accumulé. Par contre, en cas de griefs actifs déposés relativement à ces réserves ou à une partie de celles-ci, les conseils devraient limiter l’utilisation de ces fonds à l’interne jusqu’à la résolution des griefs.

Financement des immobilisations – À compter de 2016-2017, le Ministère convertira toute la marge de constitution du capital non dépensée pour qu’elle soit admissible à un financement à long terme par l’Office ontarien de financement (OOF). Ainsi, les conseils scolaires recevront des fonds sous forme de subventions d’immobilisations seulement pour les dépenses en immobilisations à venir et n’auront plus à soumettre de demandes séparées de financement par l’OOF. Le Ministère continuera de verser des paiements de transfert aux conseils scolaires pour le remboursement des prêts existants auprès de l’OOF. Il annoncera à chaque conseil scolaire le montant de sa marge de constitution non dépensée après avoir reçu les données sur les dépenses en immobilisations qui se trouvent dans les états financiers de 2015‑2016 et dans le Modèle de l’analyse et de la planification des immobilisations. Le dernier prêt octroyé par l’OOF est prévu en mars 2017 et comprendra les dépenses admissibles mentionnées dans les états financiers de 2015‑2016.

Le rapport de mars 2017 et les états financiers de 2016‑2017 tiendront compte du transfert de la marge de constitution du capital. Puisque les prévisions budgétaires et les prévisions budgétaires révisées de 2016‑2017 ne tiendront pas compte de ce transfert, les conseils scolaires devraient continuer d’établir un budget pour leurs dépenses en immobilisations liées à la marge de constitution.

Approbation du déficit par le Ministère – Le Ministère doit approuver, avant que le conseil n’approuve le budget, tout déficit supérieur au moindre des montants suivants : l’excédent accumulé de l’exercice précédent ou 1 % du revenu de fonctionnement du conseil.

Échéance – Les conseils scolaires doivent présenter leurs prévisions budgétaires de 2016-2017 au plus tard le 30 juin 2016, sous forme électronique dans le Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) 2.0. Si un conseil ne respecte pas cette échéance, ses rentrées de fonds régulières seront réduites de 50 %. Une fois les prévisions budgétaires soumises, le Ministère reviendra au processus de paiement mensuel normal et inclura dans le paiement mensuel le montant total retenu jusque-là.

Texte de la note

Afin d’aider les conseils scolaires à préparer leur Rapport annuel sur la consommation d’énergie et les émissions de gaz à effet de serre conformément à la Loi sur l’énergie verte, le fournisseur de la Base de données sur la consommation d’énergie (BDCE), Aegent Energy Advisors Inc., organisera deux séminaires (dont un en français) à l’intention des utilisateurs. La BDCE compile automatiquement les données de tous les compteurs d’électricité et de gaz naturel et saisit toutes les données requises sur les installations, ce qui réduit substantiellement le fardeau administratif des conseils scolaires. Le Ministère rappelle également les échéances prévues pour la remise des rapports en vertu de la Loi sur l’énergie verte.

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Sommaire

Comme les années passées, les conseils scolaires doivent soumettre le rapport de mars afin qu’il soit possible d’intégrer les organismes du secteur parapublic dans les états financiers de la province. L’objectif du rapport est de faire état des soldes des comptes d’actif et de passif au 31 mars 2016, des revenus et des dépenses de la période de 7 mois, des renseignements supplémentaires, des soldes interorganismes du périmètre comptable du gouvernement et des activités au titre des immobilisations pour la période de 7 mois.

Rapport pour la période de 7 mois – Les exigences sont très semblables à celles de l’an dernier. Le Ministère indique quatre grands changements apportés aux formulaires et aux méthodes de calcul.

Rapport sur les procédés spécifiés – Les conseils scolaires sont tenus de demander à leurs vérificateurs externes d’effectuer les procédés spécifiés pour certains tableaux liés aux rapports financiers au 31 mars 2016.

Échéances pour l’envoi des documents au Ministère

• Rapport de mars : 16 mai 2016
• Rapport sur les procédés spécifiés et déclaration signée de la direction : 23 mai 2016 
• Tout conseil qui soumet son rapport après le 16 mai 2016 verra sa rentrée de fonds réduite de 50 % pour juin 2016 et les paiements de transfert subséquents. Sur présentation des rapports requis, le Ministère reprendra le paiement mensuel normal et y inclura le montant total retenu. 

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Sommaire

La Subvention pour le transport des élèves se chiffrera à 896,6 millions de dollars (M$) en 2016‑2017.

Redressement des effectifs – Le CEPEO, le CSPGNO et le CS Viamonde reçoivent respectivement 385 909 $, 50 910 $ et 386 112 $ pour tenir compte de la hausse de leurs effectifs. Cette somme de 822 931 $ représente 19,3 % des 4 258 721 $ reçus par 25 conseils scolaires de l’Ontario. Seuls 3 conseils reçoivent plus à ce titre que le CEPEO et le CS Viamonde.

Redressement pour la mise à jour des coûts – Le Ministère accorde une hausse de 2 % du coût repère non salarial aux conseils scolaires qui ont enregistré un déficit en 2014‑2015. Les quatre conseils membres de l’ACÉPO touchent une somme à ce titre, comme la majorité des conseils (58 sur 72).

Indexation en fonction du coût de l’essence – Le prix consolidé ajusté de l’essence (sans la TVH) sera maintenu à 0,936 $/L pour les conseils du Sud et à 0,957 $/L pour les conseils du Nord, avec une marge de ±3 %. Si le prix du carburant affiché sur le site Web du ministère de l’Énergie passe à une valeur supérieure ou inférieure à cette plage au cours d’un mois donné de septembre à juin, le financement sera redressé, à la hausse ou à la baisse. Le Ministère rappelle aux conseils de tenir compte de ces éventuelles indexations du financement lorsqu’ils établiront leur budget de transport pour 2016‑2017.

Examens de suivi de l’efficacité et de l’efficience – Le Ministère effectuera seulement deux examens de suivi pour le dernier exercice en 2015‑2016.

Comparaison avec 2015‑2016 – À l’échelle de la province, la hausse des allocations se chiffre à 1,86 %. En plus du CEPEO, du CSPGNO et du CS Viamonde, seulement 7 conseils scolaires (dont 3 de langue française) voient leur allocation augmenter de 3 % ou plus en 2016‑2017.

Données pour les conseils membres de l’ACÉPO

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Sommaire

Le Ministère fournit des détails sur les changements qui seront apportés au financement de l’amélioration de l’état des écoles pour 2016‑2017.

Les conseils scolaires recevront à nouveau 500 M$ pour rattraper l’important retard dans les travaux de réfection des écoles, mais les fonds alloués à chaque conseil varieront par rapport à 2015‑2016. Pour cette année-là, le financement était établi en fonction des besoins réels en réfection des quelque 3 500 écoles évaluées entre 2011 et 2014, ainsi que des besoins en réfection modélisés pour les quelque 1 000 écoles non encore évaluées. Pour 2016-2017, le financement est alloué en fonction des besoins réels des 4 500 écoles qui devaient être évaluées au cours du cycle complet de 2011 à 2015. Voici les montant alloués aux conseils scolaires membres de l’ACÉPO : CEPEO : 2 027 780 $; CSPGNO : 1 817 800 $; CSPNE : 284 610 $; CS Viamonde : 4 412 890 $.

Dans le cadre du programme Capacité de planification des immobilisations (CPI), tous les conseils scolaires ont reçu des fonds destinés à la gestion des données pour leur permettre de s’adapter aux exigences à respecter dans leurs rapports. Le Ministère rappelle aux conseils ces exigences ainsi que les échéances fixées pour leurs rapports de 2015‑2016.

Le Ministère donnera bientôt des détails sur le nouveau cycle quinquennal d’évaluation de l’état des installations scolaires qui débutera en 2016.