Mois : Septembre 2017

Texte de la note

Les associations de conseils scolaires et le Ministère ont collaboré avec le Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) ainsi qu’avec les associations des directions et des directions adjointes et le Conseil des associations en éducation pour les avantages sociaux (CAEAS) afin d’établir les deux dernières fiducies pour les employés représentés par le SCFP et les employés non syndiqués. Les discussions se poursuivent en vue de finaliser les deux conventions de fiducie et de faciliter la transition des derniers régimes collectifs d’ici le 1^er février 2018.

Les tiers administrateurs d’avantages sociaux et les assureurs ont été choisis. Ils devraient commencer à prendre contact avec les conseils scolaires au début de septembre en vue de solliciter l’information requise pour faciliter l’opération. Les parties ont mis sur pied deux comités de résolution et de mise en œuvre des fiducies (CREMO) afin de gérer les difficultés pouvant survenir durant la transition. Chacun de ces comités inclura des représentants des associations des conseils scolaires, du Ministère et des tiers administrateurs d’avantages sociaux. Le Ministère compte sur les conseils scolaires pour respecter les échéanciers établis par les administrateurs qui ont été examinés et approuvés par les CREMO, en vue de faire migrer en douceur les employés du SCFP et les employés non syndiqués vers les fiducies. Nous sommes convaincus que toutes les parties continueront de travailler en toute collaboration pour assurer la réussite de la transition.

Le Conseil des travailleurs de l’éducation de l’Ontario (CTEO) et l’Alliance des travailleuses et travailleurs en éducation de l’Ontario (ATEO) continuent leurs efforts d’intégration à une fiducie établie. Les conseils scolaires seront tenus au courant de tous les détails à mesure qu’ils seront disponibles.

Modèles de calcul des coûts des avantages sociaux – Les conseils scolaires ont dû remplir le modèle d’établissement des coûts et un modèle d’équivalent temps plein (ETP) de 2014‑2015, qui ont servi à déterminer les coûts de démarrage et le financement continu des fiducies. Les données communiquées par tous les conseils ont pu faire l’objet d’une vérification préalable, sous réserve de l’approbation finale par les syndicats. Les conseils scolaires seront tenus informés de tout rajustement nécessaire lorsque le rapprochement des ETP pour l’année 2016‑2017, inclus dans leurs états financiers, sera complété.

Employés retraités – La migration des employés retraités admissibles vers les fiducies d’avantages sociaux a été reportée à l’année scolaire 2017‑2018, selon l’échéancier établi dans les accords de prolongation de contrat 2017‑2019. Les employés retraités admissibles qui étaient précédemment membres de la FEEO et de la FEESO passeront aux fiducies d’ici le 1^er novembre 2017. La transition de tous les autres employés retraités se fera au plus tard le 1^er février 2018. D’ici là, les conseils sont tenus de s’acquitter de leurs obligations courantes qui consistent à continuer de verser les avantages sociaux aux employés admissibles.

Excédents et réserve – Le Ministère, en collaboration avec les associations des conseils scolaires et les groupes d’employés, travaille à établir une méthodologie pour déterminer la part des conseils scolaires et la part des employés des excédents combinés et séparés. Le Ministère fournira plus de détails sur la méthodologie une fois qu’elle sera approuvée par les parties concernées.

Formulaire du SIFE –Le financement annuel des fiducies sera fondé sur les déclarations des ETP par les conseils scolaires à l’annexe H des formulaires du Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE). Il est donc primordial de déclarer de manière exacte et uniforme les renseignements voulus à cette annexe. Le Ministère élaborera des procédures pour vérifier que l’annexe est remplie correctement et conformément aux instructions. Le Ministère entend mettre sur pied un petit groupe de travail qui sera chargé d’établir ces procédures.

Consortiums de transport et admissibilité à une fiducie –Les employés des conseils qui travaillent dans les consortiums de transport et qui sont membres de la FEESO-TE sont considérés comme des employés des conseils et ont déjà migré vers la fiducie de la FEESO, avec les autres employés des conseils. Afin d’assurer l’équité dans le traitement de tous les employés des consortiums, le Ministère rajustera, à compter de 2017‑2018, le financement des avantages sociaux pour tout le personnel des consortiums de transport, lorsque les employés participeront à une fiducie. Dans le cas des employés salariés d’un consortium, ce dernier doit désigner l’un des conseils scolaires partenaires pour déclarer les ETP et recevoir les fonds en son nom. Une annexe de la note fournit des renseignements détaillés sur le mécanisme de déclaration des consortiums de transport.

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur le rapport annuel que le comité de vérification de chaque conseil doit lui présenter.

Au plus tard le 30 novembre 2017, le comité de vérification doit remettre au conseil un rapport établi conformément au modèle fourni à l’annexe C de la Ligne directrice sur la communication de rapports par le comité de vérification (qui a fait l’objet de certaines modifications depuis l’année dernière). Ce rapport fournit les renseignements suivants :

• La liste des travaux des vérificateurs internes régionaux, qui informe le Ministère de l’utilisation de l’allocation pour la vérification interne et permet de confirmer que chaque conseil a bénéficié d’au moins deux missions de vérification
• La liste des vérifications des effectifs prévues pour les exercices à venir, qui facilite la coordination de ces vérifications, menées par le Ministère et les équipes de vérification interne régionales

Le conseil doit ensuite transmettre ce rapport au Ministère au plus tard le 15 janvier 2018.

Le comité de vérification n’est pas tenu de convoquer une réunion officielle pour élaborer ce rapport, qui est différent du rapport détaillé qu’il doit aussi présenter au conseil au plus tard le 30 novembre 2017.

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers 2016‑2017 et les guides et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.

Séances d’information – Le Ministère tiendra des séances d’information en septembre afin de passer en revue les changements apportés aux états financiers (des détails à ce sujet ont été communiqués séparément aux conseils scolaires).

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn –Les conseils sont priés de vérifier leurs données sur l’effectif dans le Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) 2.0 et d’effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 30 septembre 2017. Ils doivent aussi inscrire dans le SISOn les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente, des études personnelles et de l’apprentissage en ligne.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA Facility –Les conseils doivent inscrire dans VFA Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, l’allocation pour les carrefours communautaires et l’allocation pour la réduction des gaz à effet de serre. Ces dépenses seront résumées et téléchargées dans le SIFE trois fois par semaine entre le 18 septembre 2017 et le 31 octobre 2017.

Processus d’identification des écoles – Le Ministère rappelle qu’il a demandé aux conseils scolaires de vérifier la liste de toutes les écoles ouvertes en 2016‑2017 et en 2017‑2018, et que les écoles qui ne sont pas inscrites sur la liste définitive ne recevront aucun financement dans le cadre des états financiers de 2016‑2017.

Modèle d’analyse et de planification des immobilisations (MAPI) – Vers la fin de septembre, le Ministère transmettra les fichiers du MAPI aux conseils scolaires, qui doivent les mettre à jour afin de s’assurer que tous les projets approuvés après le 31 août 2016 et toutes les activités d’immobilisations en 2016‑2017 y figurent. Les conseils doivent également fournir des renseignements sur leur situation financière telle que présentée dans leurs états financiers de 2016‑2017. Les fichiers doivent être retournés au Ministère au plus tard le 30 novembre 2017.

Solde résiduel des programmes Nouvelles places et Lieux propices à l’apprentissage – À partir de l’année scolaire 2016‑2017, le Ministère convertira tout solde résiduel de ces programmes en subventions d’immobilisations. Le personnel du Ministère a entrepris un examen détaillé du solde résiduel et a communiqué avec le personnel des conseils scolaires pendant cet examen. Des lettres contenant des informations détaillées sur les montants du transfert ont été envoyées aux conseils scolaires en août 2017. Par ailleurs, le solde résiduel des travaux de réfection du programme Lieux propices à l’apprentissage ne sera pas converti en subventions d’immobilisations. Les conseils scolaires avaient jusqu’au 31 août 2017 pour dépenser tout montant qui restait.

Échéances – Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2017, sans quoi les conseils scolaires s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières. Les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs pourront être envoyés après le 15 novembre, mais au plus tard le 2 décembre 2017.

Texte de la note

Le Ministère explique les exigences qui s’appliqueront aux rapports sur l’effectif des classes du primaire pour l’année scolaire 2017‑2018 ainsi que d’importants changements touchant son cadre de conformité en la matière.

Il rappelle d’abord les règles d’organisation des classes à l’élémentaire qui sont définies dans le Règlement 132/12 ainsi que les dispositions du Cadre de conformité qu’il a établi en juillet 2016 pour les conseils qui ne respectent pas les règles sur l’effectif des classes de la maternelle à la 3^e année. Il annonce ensuite que, à compter de 2017‑2018, il va élargir l’application du Cadre de conformité pour inclure les conseils qui ne respectent pas la règle sur la moyenne générale de l’effectif des classes de la 4^e à la 8^e année, sans toutefois prendre en compte les effectifs de ces classes pour 2016‑2017 et les années précédentes.

Le Cadre de conformité prévoit des mesures additionnelles pour les conseils qui ne respectent pas les règles pour une deuxième année ou plus. Le calcul du nombre d’années consécutives de non‑conformité s’effectuerait séparément pour les règles concernant les classes de la maternelle à la 3^e année et celles de la 4^e à la 8^e année. Par exemple, si un conseil ne respecte pas les règles sur les classes de la maternelle à la 3^e année en 2016‑2017 puis en 2017‑2018, il sera alors à sa deuxième année de non‑conformité et une réduction de 1 % de sa Subvention pour l’administration et la gouvernance du conseil sera appliquée à son financement en 2017‑2018 au cours de l’année. Toutefois, si ce conseil corrige en 2017‑2018 sa non‑conformité quant aux classes les classes de la maternelle à la 3^e année, mais qu’il ne respecte pas les règles concernant les classes de la 4^e à la 8^e année, 2017‑2018 deviendra alors sa première année de non‑conformité, et il devra présenter un plan de gestion de la conformité.

Les conseils doivent présenter leurs résultats de 2017‑2018 au plus tard le 31 octobre 2017 sur le site Web du Ministère. Si un conseil ne soumet pas ses renseignements à temps, le Ministère retiendra immédiatement 50 % des transferts mensuels qui lui sont destinés. Chaque conseil doit choisir une journée d’école entre le 1^er et le 30 septembre 2017 et consigner les résultats réels concernant l’effectif des classes à cette date. Cette année, de nouvelles caractéristiques sont incorporées à la collecte des données pour tenir compte des changements apportés récemment aux règles concernant l’effectif des classes de maternelle et de jardin d’enfants à temps plein.

Les conseils sont invités à soumettre leurs rapports le plus tôt possible en septembre afin de pouvoir procéder à des réorganisations, au besoin, pour respecter les exigences réglementaires. Toute réorganisation effectuée après le 30 septembre 2017 ne pourra être prise en compte dans le calcul des effectifs, car la date de calcul doit se situer en septembre 2017.

Texte de la note

Le Ministère avise les conseils scolaires d’une modification temporaire du soutien qu’il offre aux comités de vérification et aux initiatives de vérification interne. Paula Hatt, analyste principale, Vérification, est actuellement en congé. Afin d’assumer les principales responsabilités relevant de son poste pendant son congé, Andrea Eltherington, vérificatrice principale régionale interne, région du Centre-Ouest, a accepté un détachement à temps partiel au sein du Ministère. M^me Eltherington appuiera le Ministère de septembre 2017 à la fin mars 2018, prêtant son aide à la Direction du soutien aux activités scolaires deux jours par semaine en moyenne. Elle consacrera le reste de son temps de travail à son poste habituel en vérification interne. Toutes les mesures seront prises pour veiller à ce que ce double rôle n’entraîne aucun conflit d’intérêts.