2022:SB33 – Vérification des données sur les écoles et mise à jour sur les règles et procédures du Système d’information sur les immobilisations scolaires

Texte de la note

Vérification des données sur les écoles

Le Ministère a besoin de données à jour sur les écoles pour établir la liste des écoles admissibles à un financement et pour déterminer le financement au niveau des écoles pour les états financiers de 2022‑2023 et pour les prévisions budgétaires et les prévisions budgétaires révisées de 2023‑2024. Chaque conseil scolaire doit donc vérifier les données sur ses écoles, selon un processus qui se déroulera comme suit :

• Du 4 au 11 novembre 2022, le Ministère fournira à chaque conseil un fichier Excel de données sur les écoles ainsi que des directives sur la façon de saisir ces données dans le Système d’information sur les immobilisations scolaires (SIMMOS).
• Les 23 et 24 novembre 2022, le Ministère offrira aux conseils une formation en ligne sur la façon de vérifier et mettre à jour les données sur les écoles dans le SIMMOS.
• Les conseils pourront ensuite vérifier les données, les mettre à jour au besoin, et fournir les données vérifiées au plus tard le 13 janvier 2023.

Au plus tard le 30 avril 2023, le Ministère enverra la liste finale des écoles pour 2022‑2023 à chaque conseil, pour validation et confirmation. À des fins de référence, cette liste comprendra les écoles d’enseignement à distance, qui ne sont toutefois pas admissibles au financement au niveau des écoles. Les conseils devront donc répartir tous les effectifs déclarés pour ces écoles entre les écoles d’attache des élèves pour chaque date de dénombrement du Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE). Les conseils devront signaler tout écart à leur agent des finances du Ministère et confirmer la liste au plus tard le 15 juin 2023.

Règles et procédures du Système d’information sur les immobilisations scolaires (SIMMOS)

Cette année, la vérification des données sur les écoles doit se faire au moyen d’un nouveau système, le Système d’information sur les immobilisations scolaires (SIMMOS), qui remplace le Système d’inventaire des installations scolaires (SIIS). Auparavant, les conseils scolaires et le Ministère modifiaient les données sur les écoles directement dans le SIIS. Cette année, pour faciliter le passage du SIIS au SIMMOS, le Ministère demande aux conseils de modifier une série de données directement dans le SIMMOS, et d’inscrire une autre série de données dans un fichier Excel. Le personnel du Ministère se chargera ensuite d’inscrire la deuxième série de données dans le SIMMOS.