2023:SB14 – États financiers de 2022-2023 des conseils scolaires

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2022‑2023 et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles dans le Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE).

REMARQUE : Nous indiquons en italiques les éléments nouveaux par rapport à l’année dernière.

Formation

Cette année encore, le Ministère fournit des documents de référence, des diapositives et des vidéos que les conseils scolaires peuvent consulter en se connectant au SIFE. S’ils ont des questions, ils doivent les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une une séance d’information qui aura lieu en français le 26 septembre 2023.

Données à déclarer et échéances

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils doivent vérifier leurs données sur l’effectif quotidien moyen (EQM) dans le SIFE et effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 2 octobre 2023. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été et de l’éducation permanente, et ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn. Le Ministère fera un suivi auprès des conseils relativement à tout écart entre le SISOn et le SIFE au plus tard à la fin d’avril 2024. Certains rajustements pourront avoir une grande incidence sur les états financiers de 2022‑2023.

À partir de maintenant, l’EQM pour les études personnelles est ajouté à la liste des données sur l’effectif qui sont téléversées directement dans le SIFE à partir du SISOn. Les conseils peuvent voir les données sur cet effectif, par école, sur le formulaire de saisie de l’effectif des écoles dans le SIFE.

Comme l’an dernier, les écoles d’enseignement à distance auxquelles un Numéro d’identification des conseils et des écoles (NICE) a été attribué figureront dans la liste des écoles du formulaire de saisie de l’effectif des écoles. Les conseils devront utiliser le nouveau formulaire de répartition du SIFE afin de réaffecter l’équivalent temps plein (ETP) des élèves de ces écoles aux écoles d’attache à chaque date de calcul des effectifs.

À partir de 2023‑2024, les écoles d’enseignement à distance figureront dans la liste des écoles du SIFE pour tous les cycles, et les conseils scolaires ne répartiront plus les effectifs entre les écoles physiques à des fins de financement.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility

Comme l’année dernière, la connexion à VFA.facility sera interrompue le 13 octobre 2023. En recevant les données plus tôt, le Ministère espère obtenir un portrait plus fidèle de la situation sur le terrain afin de répondre aux exigences de la planification pluriannuelle provinciale et de réduire les changements au minimum.

Les conseils doivent inscrire dans VFA.Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, les produits d’aliénation et le volet Résilience à la COVID‑19 pour des projets d’infrastructure. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 13 octobre 2023.

Les conseils doivent également déclarer, au plus tard le 13 octobre 2023, leurs plans et leurs engagements liés à leurs fonds restants. Ils doivent indiquer les montants ayant fait l’objet d’un engagement juridique pour les projets ayant reçu une autorisation de procéder qui figurent dans leurs plans approuvés.

Déclaration des dépenses liées aux relations de travail pour les négociations collectives centrales

Comme l’indique la note de service 2023:B09, le Règlement 396/22 a été modifié pour augmenter les repères salariaux des travailleuses et travailleurs de l’éducation visés par les conventions collectives centrales conclues avec le Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) et le Conseil des travailleurs de l’éducation de l’Ontario (CTEO) et pour établir une provision pour les dépenses concernant pour les autres employés dont les conventions n’ont pas encore été conclues. Les conseils scolaires doivent donc estimer le montant de cette provision.

Déclaration de la valeur de l’équipement de protection individuelle, des fournitures et équipements essentiels, des filtres HEPA et des tests antigéniques rapides achetés par le gouvernement

Comme c’était le cas l’an dernier, les conseils doivent déclarer un revenu et une dépense concernant la valeur de ces produits dans leurs états financiers de 2022‑2023.

L’information sur les coûts n’a pas changé, mais le fichier a été mis à jour pour ajouter les coûts des trousses de réaction en chaîne de la polymérase.

Présentation des rapports financiers

Rapport d’étape sur les grands projets d’immobilisations

Les conseils doivent remplir un rapport concernant tous les projets d’immobilisations financés par les programmes suivants pour lesquels il restait un solde au moment de la présentation des rapports financiers au 31 mars 2023 : Programme d’immobilisations prioritaires, Programme de subventions pour les terrains prioritaires, Projets d’immobilisations pour garde d’enfants, Centres pour l’enfant et la famille ON y va, Remplacement de carrefour communautaire et Maternelle à temps plein. Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Ce rapport doit être soumis au Ministère au plus tard le 1^er décembre 2023.

Rapport sur les paiements de réparation relatifs à la Loi donnant la priorité aux élèves

La plupart de ces paiements ont bien été effectués, mais il reste un certain nombre de paiements en souffrance. Afin de pouvoir effectuer tous ces paiements, le gouvernement conserve les fonds qui leur sont associés dans une réserve pendant 7 ans à compter de la date d’émission de chaque paiement.

Pour recevoir le financement nécessaire, les conseils doivent déclarer au Ministère, au moyen d’un modèle de rapport détaillé, la valeur totale de tous les paiements effectués entre le 1^er septembre 2022 et le 31 août 2023. Ce rapport doit être soumis au Ministère au plus tard le 15 novembre 2023.

Rapport relatif au Fonds pour la reprise de l’apprentissage suite à la COVID-19

Ce rapport est utilisé pour rendre compte de ce montant ponctuel de 304,0 millions de dollars alloué dans le cadre des Subventions pour les besoins des élèves de 2022‑2023. L’utilisation des fonds à des fins de transport et d’administration scolaire est limitée au personnel de soutien précédemment financé par le Fonds de protection des emplois en éducation (en vertu de la convention collective du SCFP qui a expiré en août 2022).

Présentation des états financiers

Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2023. Si des données sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 4 décembre 2023 ou à la date convenue avec l’analyste financier du conseil.

De plus, les conseils doivent soumettre au Ministère les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs au plus tard le 15 novembre 2023. Si ces documents ne sont pas prêts à cette date en raison du calendrier des réunions du conseil, ils peuvent être soumis au plus tard le 4 décembre 2023.

Les conseils scolaires qui ne respectent pas les échéances s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières; toutefois, le montant ainsi retenu leur sera versé après qu’ils auront soumis les documents.