Texte de la note
Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2021‑2022 et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.
REMARQUE : Nous indiquons en italiques les éléments nouveaux par rapport à l’année dernière.
Formation
Cette année encore, le Ministère utilisera des vidéos de formation et des séances de questions et de réponses. Les conseils pourront visionner les vidéos en se connectant au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) et en cliquant sur le lien des états financiers de 2021‑2022. S’ils ont des questions sur le contenu des vidéos, ils devront les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une téléconférence d’une heure qui aura lieu en français le 30 septembre 2022.
Données à déclarer et échéances
Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn
Les conseils doivent vérifier leurs données sur l’effectif dans le SIFE et effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 3 octobre 2022. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente et des études personnelles, et ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn. Le Ministère fournit des précisions sur la répartition de l’effectif des écoles d’enseignement à distance temporaires.
Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility
Cette année, la connexion à VFA.facility sera interrompue le 14 octobre 2022. En recevant les données plus tôt, le Ministère espère obtenir un portrait plus fidèle de la situation sur le terrain afin de répondre aux exigences de la planification pluriannuelle provinciale et de réduire les changements au minimum.
Les conseils doivent inscrire dans VFA.Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, les produits d’aliénation et le volet Résilience à la COVID‑19 pour des projets d’infrastructure. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 14 octobre 2022.
Dans le cas de l’allocation pour la réfection des écoles, les dépenses en immobilisations financées pour l’année scolaire 2021‑2022 doivent être déclarées au plus tard le 30 novembre 2021. Sinon, le Ministère pourrait retenir les fonds de l’allocation jusqu’à ce que la déclaration soit achevée.
Les conseils doivent également déclarer leurs plans et leurs engagements liés à leurs fonds restants. Ils doivent indiquer les montants ayant fait l’objet d’un engagement juridique pour les projets ayant reçu une autorisation de procéder qui figurent dans leurs plans approuvés.
Comme les données sur les fonds restants sont utilisées aux fins de la planification pluriannuelle provinciale, les conseils doivent les fournir au plus tard le 7 octobre 2022.
Processus d’approbation des données sur les écoles
Le 5 mai 2022, le Ministère a transmis aux conseils une liste des écoles en leur demandant de l’informer des écarts éventuels et d’approuver la liste avant le 15 juin 2022. Les écoles dont le nom ne figure pas sur la liste approuvée n’auront pas droit au financement des écoles dans les états financiers de 2021‑2022.
Regroupement des résultats financiers du Fonds d’échange d’assurance des conseils scolaires de l’Ontario (OSBIE)
Dans un rapport publié en décembre 2021, la vérificatrice générale de l’Ontario a indiqué que l’OSBIE est une entité qui doit être incluse dans les états financiers consolidés de la province. Conformément à la note de service 2022:SB21, les membres actifs de l’OSBIE – y compris les conseils scolaires et les membres affiliés à des conseils (comme les consortiums de transport) – doivent donc convertir leur part proportionnelle des résultats financiers de l’OSBIE obtenus pendant l’année scolaire (du 1er septembre au 31 août) selon les Normes comptables pour le secteur public et inclure cette somme dans leurs états financiers.
Déclaration de la valeur de l’équipement de protection individuelle, des fournitures et équipements essentiels, des filtres HEPA et des tests antigéniques rapides achetés par le gouvernement
Comme c’était le cas l’an dernier, les conseils doivent déclarer un revenu et une dépense concernant la valeur de ces produits dans leurs états financiers de 2021‑2022.
C’est la première année où les conseils doivent déclarer la valeur des tests antigéniques rapides.
Présentation des rapports financiers
Site SharePoint
Dès novembre 2022, la présentation des rapports financiers (rapport de mars, prévisions budgétaires, prévisions budgétaires révisées et états financiers) sera simplifiée. Le Ministère a créé un site SharePoint où les conseils pourront verser ces documents, au lieu de les envoyer à différentes adresses de courriel. L’annexe A de la note fournit des renseignements sur la façon d’accéder à ce site.
Rapport d’étape sur les grands projets d’immobilisations
Les conseils doivent remplir un rapport concernant tous les projets d’immobilisations financés par les programmes suivants pour lesquels il restait un solde au moment de la présentation des rapports financiers au 31 mars 2022 : Programme d’immobilisations prioritaires, Programme de subventions pour les terrains prioritaires, Projets d’immobilisations pour garde d’enfants, Centres pour l’enfant et la famille ON y va, Remplacement de carrefour communautaire et Maternelle à temps plein. Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Ce rapport doit être versé dans le site SharePoint au plus tard le 1er décembre 2022.
Rapport sur l’utilisation du Fonds de soutien aux élèves et des Investissements dans les priorités du système
Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Il contient les données pour diverses catégories de personnel selon les conventions centrales ratifiées, ainsi que des lignes additionnelles pour inscrire les données sur les autres catégories de personnel et les dépenses connexes. Ce rapport doit être versé dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2022.
Le modèle a été mis à jour afin d’inclure les montants affectés aux directions et directions adjointes d’école au titre des Investissements dans les priorités du système pour l’année scolaire 2021‑2022, conformément aux nouvelles conditions d’emploi de ces employés pour la période de 2020 à 2023.
Déclaration des paiements de réparation relatifs à la Loi donnant la priorité aux élèves
La plupart de ces paiements ont bien été effectués, mais il reste un certain nombre de paiements en souffrance. Afin de pouvoir effectuer tous ces paiements, le gouvernement conserve les fonds qui leur sont associés dans une réserve pendant 7 ans à compter de la date d’émission de chaque paiement.
Pour recevoir le financement nécessaire, les conseils doivent déclarer au Ministère, au moyen d’un modèle de rapport détaillé, la valeur totale de tous les paiements effectués entre le 1er septembre 2021 et le 31 août 2022. Ce rapport doit être versé dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2021.
Plan pluriannuel de financement des bibliothèques
Les conseils scolaires qui n’utilisent pas entièrement le financement pour la dotation en personnel de bibliothèque qui est fourni par la Subvention de base pour les élèves et par l’Allocation au titre du personnel des bibliothèques doivent soumettre un plan pluriannuel indiquant comment ils vont corriger cette situation. Un modèle de plan est accessible sur le site Web du Ministère. Les plans doivent être versés dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2022.
Présentation des états financiers
Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2022. Si des données sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 6 décembre 2022 ou à la date convenue avec l’analyste financier du conseil.
De plus, les conseils doivent verser les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2022. Si ces documents ne sont pas prêts à cette date en raison du calendrier des réunions du conseil, ils peuvent être soumis au plus tard le 6 décembre 2022.
Les conseils scolaires qui ne respectent pas les échéances s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières; toutefois, le montant ainsi retenu leur sera versé après qu’ils auront soumis les documents.
