2018:SB16 – États financiers de 2017-2018

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2017‑2018 et les guides et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.

Formation

Cette année, au lieu de dispenser des séances de formation, le Ministère utilisera des vidéos de formation et des séances de questions et de réponses. À partir du 14 septembre 2018, les conseils pourront visionner les vidéos en se connectant au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) et en cliquant sur le lien des états financiers de 2017‑2018. S’ils ont des questions sur le contenu des vidéos, ils devront les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une téléconférence d’une heure qui aura lieu le 26 septembre 2018.

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils sont priés de vérifier leurs données sur l’effectif dans le SIFE et d’effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 2 octobre 2018. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente et des études personnelles. Ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA Facility

Les conseils doivent inscrire dans VFA Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, l’allocation pour les carrefours communautaires et l’allocation pour la réduction des gaz à effet de serre. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 31 octobre 2018.

Processus d’approbation des données sur les écoles

Le 30 avril 2018, le Ministère a transmis aux conseils une liste des écoles en leur demandant de l’informer des écarts éventuels et d’approuver la liste avant le 15 juin 2018. Les écoles dont le nom ne figure pas sur la liste approuvée n’auront pas droit au financement des écoles dans les états financiers de 2017‑2018.

Présentation des états financiers

Stratégie de gestion de la trésorerie – Dans la note de service 2018:SB05, le calcul de l’excédent accumulé et du solde des revenus reportés ajustés pour le calcul du paiement des subventions différées prévoyait une exception temporaire pour les placements à long terme au 31 août 2018. Afin d’établir la durée des exceptions temporaires, les conseils doivent donner des renseignements détaillés et envoyer des documents justificatifs au Ministère sur le solde déclaré comme placement dans leurs états financiers de 2017‑2018. De plus amples détails sur la stratégie de gestion élargie de la trésorerie qui a été annoncée dans la note de service 2018:B14 seront transmis dans une prochaine note de service.

Rapport sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales – Les conseils doivent fournir au Ministère des renseignements supplémentaires sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales. Ils doivent envoyer un rapport sur ces dépenses en pièce jointe à leurs états financiers de 2017‑2018.

Modèle d’analyse et de planification des immobilisations (MAPI) – Vers la fin de septembre, le Ministère transmettra les fichiers du MAPI aux conseils scolaires, qui doivent les mettre à jour afin de s’assurer que tous les projets approuvés après le 31 août 2017 et toutes les activités d’immobilisations en 2017‑2018 y figurent. Les conseils doivent également fournir des renseignements sur leur situation financière telle que présentée dans leurs états financiers de 2017‑2018. Les fichiers doivent être retournés au Ministère au plus tard le 30 novembre 2018.

Échéances – Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2018, sans quoi les conseils scolaires s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières. Les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs pourront être envoyés après le 15 novembre, mais au plus tard le 3 décembre 2018. Si des données financières sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 3 décembre.