2019:SB15 – États financiers de 2018-2019 des conseils scolaires

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2018‑2019 et les guides et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.

Formation

Cette année encore, le Ministère utilisera des vidéos de formation et des séances de questions et de réponses. Les conseils pourront visionner les vidéos en se connectant au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) et en cliquant sur le lien des états financiers de 2018‑2019. S’ils ont des questions sur le contenu des vidéos, ils devront les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une téléconférence d’une heure qui aura lieu en français le 30 septembre 2019.

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils sont priés de vérifier leurs données sur l’effectif dans le SIFE et d’effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 30 septembre 2019. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente et des études personnelles. Ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility

Les conseils doivent inscrire dans VFA.Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, l’allocation pour les carrefours communautaires, l’allocation pour la réduction des gaz à effet de serre ainsi que les produits d’aliénation. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 31 octobre 2019.

Dans le cas de l’allocation pour la réfection des écoles, les dépenses en immobilisations financées pour l’année scolaire 2018‑2019 doivent être déclarées dans VFA.Facility au plus tard le 31 janvier 2020. Si cette date limite n’est pas respectée, le Ministère pourrait retenir les fonds de l’allocation jusqu’à ce que la déclaration soit achevée.

Processus d’approbation des données sur les écoles

Le 7 juin 2019, le Ministère a transmis aux conseils une liste des écoles en leur demandant de l’informer des écarts éventuels et d’approuver la liste avant le 4 juillet 2019. Les écoles dont le nom ne figure pas sur la liste approuvée n’auront pas droit au financement des écoles dans les états financiers de 2018‑2019.

Paiement différé de la subvention

Le paiement différé de la subvention pour le fonctionnement sera actualisé à l’aide des renseignements provenant directement des données des états financiers de 2018‑2019. Le paiement différé de la subvention pour les produits d’aliénation restera inchangé par rapport aux prévisions budgétaires révisées de 2018‑2019 revues par le Ministère. Le flux de trésorerie final pour 2018‑2019 sera rajusté après la présentation des états financiers au Ministère.

Présentation des états financiers

Financement et rapports financiers pour les élèves atteints de troubles du spectre de l’autisme (TSA)

Les conseils scolaires sont tenus de soumettre aux bureaux régionaux du Ministère, au plus tard le 30 septembre 2019, le rapport sur l’effectif quotidien moyen des élèves admissibles ainsi que les montants demandés pour la Somme liée à l’équipement personnalisé (SEP) et pour la Partie à incidence spéciale (PIS). Le Ministère examinera le rapport, et les renseignements serviront à mettre à jour la somme de soutien pour les élèves admissibles, de même qu’à ajouter tout montant additionnel pour la SEP et la PIS dans le SIFE d’ici le 15 octobre 2019. Le financement pour les élèves admissibles sera fourni en novembre 2019 dans le cadre du processus de paiement de transfert mensuel normal.

Rapport sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales

Les conseils doivent fournir au Ministère des renseignements supplémentaires sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales. Ils doivent envoyer un rapport sur ces dépenses en pièce jointe à leurs états financiers.

Rapport sur les projets d’immobilisations

Les conseils n’ont plus à soumettre au Ministère le Modèle d’analyse et de planification des immobilisations (MAPI) complet en format Excel, car certains renseignements essentiels qui y figuraient sont maintenant recueillis dans les formulaires des états financiers du SIFE. Toutefois, les renseignements sur les projets d’immobilisations continueront d’être recueillis dans un rapport en format Excel. Les conseils scolaires pourront télécharger le modèle de ce rapport à la fin septembre.

Échéances

Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2019, sans quoi les conseils scolaires s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières. Les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs pourront être envoyés après le 15 novembre, mais au plus tard le 3 décembre 2019. Si des données financières sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 3 décembre.