Texte de la note

Le Ministère rappelle aux conseils scolaires que les frais qu’ils n’ont pas engagés en raison d’une grève ayant une incidence sur leur fonctionnement seront recouvrés par la province conformément à la directive Économies découlant de grèves et dépenses admissibles en raison d’interruptions de travail. Les conseils doivent donc déclarer leurs frais non engagés et leurs dépenses admissibles en raison d’une grève à l’annexe M, qui se trouve dans les formulaires du Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE), pour le cycle de déclaration le plus récent.

Texte de la note

Vérification des données sur les écoles

Le Ministère a besoin de données à jour sur les écoles pour établir la liste des écoles admissibles à un financement et pour déterminer le financement au niveau des écoles pour les états financiers de 2022‑2023 et pour les prévisions budgétaires et les prévisions budgétaires révisées de 2023‑2024. Chaque conseil scolaire doit donc vérifier les données sur ses écoles, selon un processus qui se déroulera comme suit :

• Du 4 au 11 novembre 2022, le Ministère fournira à chaque conseil un fichier Excel de données sur les écoles ainsi que des directives sur la façon de saisir ces données dans le Système d’information sur les immobilisations scolaires (SIMMOS).
• Les 23 et 24 novembre 2022, le Ministère offrira aux conseils une formation en ligne sur la façon de vérifier et mettre à jour les données sur les écoles dans le SIMMOS.
• Les conseils pourront ensuite vérifier les données, les mettre à jour au besoin, et fournir les données vérifiées au plus tard le 13 janvier 2023.

Au plus tard le 30 avril 2023, le Ministère enverra la liste finale des écoles pour 2022‑2023 à chaque conseil, pour validation et confirmation. À des fins de référence, cette liste comprendra les écoles d’enseignement à distance, qui ne sont toutefois pas admissibles au financement au niveau des écoles. Les conseils devront donc répartir tous les effectifs déclarés pour ces écoles entre les écoles d’attache des élèves pour chaque date de dénombrement du Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE). Les conseils devront signaler tout écart à leur agent des finances du Ministère et confirmer la liste au plus tard le 15 juin 2023.

Règles et procédures du Système d’information sur les immobilisations scolaires (SIMMOS)

Cette année, la vérification des données sur les écoles doit se faire au moyen d’un nouveau système, le Système d’information sur les immobilisations scolaires (SIMMOS), qui remplace le Système d’inventaire des installations scolaires (SIIS). Auparavant, les conseils scolaires et le Ministère modifiaient les données sur les écoles directement dans le SIIS. Cette année, pour faciliter le passage du SIIS au SIMMOS, le Ministère demande aux conseils de modifier une série de données directement dans le SIMMOS, et d’inscrire une autre série de données dans un fichier Excel. Le personnel du Ministère se chargera ensuite d’inscrire la deuxième série de données dans le SIMMOS.

Texte de la note

Chaque conseil scolaire doit présenter au Ministère un rapport de son comité de vérification comportant les éléments suivants :

• Un résumé du travail effectué par l’équipe régionale de vérification interne (ERVI) pendant l’année scolaire 2021‑2022
• Un résumé du travail que l’ERVI comptait effectuer pendant cette année, conformément à son plan de vérification annuel ou pluriannuel
• Une liste des vérifications des effectifs prévues par l’ERVI pour l’année scolaire 2022‑2023, le cas échéant

Grâce à ces renseignements, le Ministère sera informé sur l’utilisation du financement accordé à l’ERVI et pourra mieux coordonner les vérifications des effectifs des conseils.

Le Ministère a simplifié la présentation de ce rapport. Dans le passé, les conseils devaient transmettre par voie électronique un fichier Excel et un exemplaire signé du rapport en format PDF. Désormais, ils pourront remplir le rapport sur le site SharePoint « Rapports financiers des conseils scolaires ». Le Ministère fournit des instructions sur la façon d’accéder à ce site.

Les conseils doivent soumettre leur rapport au plus tard le 31 décembre 2022. Si un conseil a déjà soumis son rapport en utilisant les anciennes règles de présentation, il n’a pas à le soumettre à nouveau sur le site SharePoint.

Texte de la note

Cette note de service est destinée aux quatre administrations scolaires qui sont considérées comme des conseils isolés. Comme elle ne vise pas les conseils scolaires, elle n’a aucune incidence pour eux.

Texte de la note

Cette note de service est destinée aux six administrations scolaires régies par l’article 68 de la Loi sur l’éducation (écoles se trouvant dans des hôpitaux et des centres de traitement). Comme elle ne vise pas les conseils scolaires, elle n’a pas d’incidence pour eux.

Texte de la note

Les formulaires des prévisions budgétaires révisées de 2022‑2023, ainsi que les directives qui s’y rattachent, sont maintenant accessibles sur le site Web du Ministère.

Exigences concernant l’équilibre budgétaire

Le Ministère rappelle aux conseils scolaires qu’il doit approuver tout déficit d’exercice dépassant le seuil fixé dans le Règlement de l’Ontario 280/19 et que les conseils doivent présenter dès que possible une demande d’approbation s’ils prévoient un tel déficit. Si le déficit prévu d’un conseil dépasse le montant déjà approuvé par le Ministère, le conseil doit présenter dès que possible une nouvelle demande d’approbation.

Un conseil qui prévoit avoir un déficit d’exercice supérieur au seuil établi doit présenter un plan d’élimination du déficit indiquant les mesures qu’il compte prendre pour équilibrer son budget et éliminer son déficit dans les deux années suivantes. Ce plan doit être approuvé par le conseil.

Déclaration des fournitures et équipements de santé fournis par le gouvernement provincial

Le mode de déclaration de l’équipement de protection individuelle, des fournitures et équipements essentiels, des purificateurs d’air à filtres HEPA et des trousses de tests antigéniques qui ont été fournis par le gouvernement provincial est le même que pour les prévisions budgétaires de 2022‑2023. Cependant, l’information à utiliser relativement aux coûts est fondée sur les coûts pondérés moyens de 2021‑2022 et est présentée dans un fichier du Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE).

Échéance de présentation

Les conseils doivent soumettre leurs prévisions budgétaires révisées au plus tard le 15 décembre 2022. Le Ministère pourrait imposer des sanctions financières si les documents ne sont pas fournis avant l’échéance. Un conseil qui risque de ne pas respecter l’échéance peut communiquer avec son analyste financier pour discuter de la nécessité d’une prolongation.

Texte de la note

Dans la note de service 2022:SB21 du 6 juillet 2022, le Ministère indiquait aux conseils scolaires qu’ils devaient inclure dans leurs états financiers vérifiés de 2021‑2022 leur part proportionnelle des résultats financiers de l’OSBIE pour la période du 1^er septembre 2021 au 31 août 2022.

Or, les conseils n’ont pas encore accès à l’information financière de l’OSBIE qui est nécessaire à cette fin. Le Ministère reporte donc cette obligation. Les conseils devront désormais inclure leur part des résultats de l’OSBIE pour la période en question dans le rapport qu’ils remettront au Ministère en mars 2023.

Au cours des prochains mois, le Ministère collaborera avec le secteur pour aider les conseils à se préparer à faire cette déclaration dans le rapport de mars 2023, puis dans leurs états financiers à compter de 2022‑2023. Le Ministère compte aussi faire le nécessaire pour que tous les conseils puissent inclure leur part des résultats de l’OSBIE dans leurs rapports financiers réguliers.

Texte de la note

Le Ministère a mis au point un projet de directives sur des normes de référence qui décrit un ensemble de paramètres communs permettant de déterminer l’admissibilité des élèves au transport, le mode de transport ainsi que les paramètres de service. Ces paramètres sont les mêmes qu’en 2021.

Afin de déterminer des options pour un nouveau mode de financement, le Ministère demande à tous les consortiums de transport de procéder à une simulation d’itinéraires fondée sur ces paramètres communs, qui visent à permettre une mesure normalisée des besoins en transport. Les conseils scolaires et les consortiums peuvent continuer à mettre en œuvre des politiques qui ne sont pas conformes à ces paramètres.

Comme les inscriptions et les besoins en transport changent d’une année à l’autre, la simulation d’itinéraires fondée sur les renseignements de l’année scolaire en cours devrait donner des résultats différents de ceux obtenus lors de la simulation de l’automne 2021.

Les consortiums doivent soumettre leurs rapports de simulation d’itinéraires d’ici le 5 décembre 2022. Des annexes à la note fournissent des directives pour les rapports ainsi qu’un modèle Excel pour la présentation des données.