Texte de la note

Le Ministère transmet aux conseils scolaires le nouveau Guide de rapport sur l’effectif des classes des écoles secondaires et les Instructions pour le relevé des effectifs des écoles élémentaires et secondaires pour l’année scolaire 2022‑2023.

Cadre de conformité concernant l’effectif des classes au secondaire

Comme il l’a annoncé dans la note de service 2022:SB17, le Ministère a introduit un cadre de conformité concernant l’effectif des classes au palier secondaire à compter de l’année scolaire 2022‑2023. Désormais, les conseils scolaires qui ne respecteront pas les dispositions du Règlement sur l’effectif des classes concernant les écoles secondaires pourront faire l’objet des mesures décrites dans le cadre de conformité (joint en annexe à la note). Au secondaire, les mesures seront appliquées dans l’année suivant l’année de non-conformité. Pour ce qui est de déterminer le nombre d’années consécutives de non-conformité, le cadre de conformité s’appliquera séparément pour les paliers élémentaire et secondaire, mais les mesures de conformité des deux paliers seront cumulatives.

Rapports sur l’effectif moyen des classes au secondaire

Pour l’année scolaire 2022‑2023, le Ministère a mis à jour les rapports sur l’effectif moyen des classes au secondaire (EMCS) afin qu’ils tiennent compte de l’effectif moyen différencié pour les classes d’apprentissage en personne (ou à distance) et les classes d’apprentissage en ligne. Il finalise actuellement le processus qui permettra de mettre ces rapports à la disposition des conseils, et il fournira des précisions à ce sujet ultérieurement.

Pour l’année scolaire 2021‑2022, les responsables de chaque conseil scolaire recevront des instructions sur la façon d’accéder aux rapports EMCS une fois que toutes les écoles secondaires du conseil auront fini de transmettre leurs données du mois de mars au moyen du Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn).

Texte de la note

Dans le cadre du processus annuel visant à déterminer les Subventions pour les besoins des élèves pour l’année scolaire 2023‑2024, le Ministère demande aux conseils scolaires de lui présenter, d’ici le 25 novembre 2022, leurs prévisions préliminaires révisées des effectifs pour l’année scolaire 2022‑2023 ainsi que leurs prévisions de l’effectif quotidien moyen (EQM) pour les années 2023‑2024 à 2026‑2027. À cette fin, il leur envoie une feuille de calcul Excel. L’EQM lié aux crédits excédentaires ne doit pas être inclus dans les prévisions de l’EQM.

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2021‑2022 et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.

REMARQUE : Nous indiquons en italiques les éléments nouveaux par rapport à l’année dernière.

Formation

Cette année encore, le Ministère utilisera des vidéos de formation et des séances de questions et de réponses. Les conseils pourront visionner les vidéos en se connectant au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) et en cliquant sur le lien des états financiers de 2021‑2022. S’ils ont des questions sur le contenu des vidéos, ils devront les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une téléconférence d’une heure qui aura lieu en français le 30 septembre 2022.

Données à déclarer et échéances

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils doivent vérifier leurs données sur l’effectif dans le SIFE et effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 3 octobre 2022. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente et des études personnelles, et ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn. Le Ministère fournit des précisions sur la répartition de l’effectif des écoles d’enseignement à distance temporaires.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility

Cette année, la connexion à VFA.facility sera interrompue le 14 octobre 2022. En recevant les données plus tôt, le Ministère espère obtenir un portrait plus fidèle de la situation sur le terrain afin de répondre aux exigences de la planification pluriannuelle provinciale et de réduire les changements au minimum.

Les conseils doivent inscrire dans VFA.Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, les produits d’aliénation et le volet Résilience à la COVID‑19 pour des projets d’infrastructure. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 14 octobre 2022.

Dans le cas de l’allocation pour la réfection des écoles, les dépenses en immobilisations financées pour l’année scolaire 2021‑2022 doivent être déclarées au plus tard le 30 novembre 2021. Sinon, le Ministère pourrait retenir les fonds de l’allocation jusqu’à ce que la déclaration soit achevée.

Les conseils doivent également déclarer leurs plans et leurs engagements liés à leurs fonds restants. Ils doivent indiquer les montants ayant fait l’objet d’un engagement juridique pour les projets ayant reçu une autorisation de procéder qui figurent dans leurs plans approuvés.

Comme les données sur les fonds restants sont utilisées aux fins de la planification pluriannuelle provinciale, les conseils doivent les fournir au plus tard le 7 octobre 2022.

Processus d’approbation des données sur les écoles

Le 5 mai 2022, le Ministère a transmis aux conseils une liste des écoles en leur demandant de l’informer des écarts éventuels et d’approuver la liste avant le 15 juin 2022. Les écoles dont le nom ne figure pas sur la liste approuvée n’auront pas droit au financement des écoles dans les états financiers de 2021‑2022.

Regroupement des résultats financiers du Fonds d’échange d’assurance des conseils scolaires de l’Ontario (OSBIE)

Dans un rapport publié en décembre 2021, la vérificatrice générale de l’Ontario a indiqué que l’OSBIE est une entité qui doit être incluse dans les états financiers consolidés de la province. Conformément à la note de service 2022:SB21, les membres actifs de l’OSBIE – y compris les conseils scolaires et les membres affiliés à des conseils (comme les consortiums de transport) – doivent donc convertir leur part proportionnelle des résultats financiers de l’OSBIE obtenus pendant l’année scolaire (du 1^er septembre au 31 août) selon les Normes comptables pour le secteur public et inclure cette somme dans leurs états financiers.

Déclaration de la valeur de l’équipement de protection individuelle, des fournitures et équipements essentiels, des filtres HEPA et des tests antigéniques rapides achetés par le gouvernement

Comme c’était le cas l’an dernier, les conseils doivent déclarer un revenu et une dépense concernant la valeur de ces produits dans leurs états financiers de 2021‑2022.

C’est la première année où les conseils doivent déclarer la valeur des tests antigéniques rapides.

Présentation des rapports financiers

Site SharePoint

Dès novembre 2022, la présentation des rapports financiers (rapport de mars, prévisions budgétaires, prévisions budgétaires révisées et états financiers) sera simplifiée. Le Ministère a créé un site SharePoint où les conseils pourront verser ces documents, au lieu de les envoyer à différentes adresses de courriel. L’annexe A de la note fournit des renseignements sur la façon d’accéder à ce site.

Rapport d’étape sur les grands projets d’immobilisations

Les conseils doivent remplir un rapport concernant tous les projets d’immobilisations financés par les programmes suivants pour lesquels il restait un solde au moment de la présentation des rapports financiers au 31 mars 2022 : Programme d’immobilisations prioritaires, Programme de subventions pour les terrains prioritaires, Projets d’immobilisations pour garde d’enfants, Centres pour l’enfant et la famille ON y va, Remplacement de carrefour communautaire et Maternelle à temps plein. Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Ce rapport doit être versé dans le site SharePoint au plus tard le 1^er décembre 2022.

Rapport sur l’utilisation du Fonds de soutien aux élèves et des Investissements dans les priorités du système

Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Il contient les données pour diverses catégories de personnel selon les conventions centrales ratifiées, ainsi que des lignes additionnelles pour inscrire les données sur les autres catégories de personnel et les dépenses connexes. Ce rapport doit être versé dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2022.

Le modèle a été mis à jour afin d’inclure les montants affectés aux directions et directions adjointes d’école au titre des Investissements dans les priorités du système pour l’année scolaire 2021‑2022, conformément aux nouvelles conditions d’emploi de ces employés pour la période de 2020 à 2023.

Déclaration des paiements de réparation relatifs à la Loi donnant la priorité aux élèves

La plupart de ces paiements ont bien été effectués, mais il reste un certain nombre de paiements en souffrance. Afin de pouvoir effectuer tous ces paiements, le gouvernement conserve les fonds qui leur sont associés dans une réserve pendant 7 ans à compter de la date d’émission de chaque paiement.

Pour recevoir le financement nécessaire, les conseils doivent déclarer au Ministère, au moyen d’un modèle de rapport détaillé, la valeur totale de tous les paiements effectués entre le 1^er septembre 2021 et le 31 août 2022. Ce rapport doit être versé dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2021.

Plan pluriannuel de financement des bibliothèques

Les conseils scolaires qui n’utilisent pas entièrement le financement pour la dotation en personnel de bibliothèque qui est fourni par la Subvention de base pour les élèves et par l’Allocation au titre du personnel des bibliothèques doivent soumettre un plan pluriannuel indiquant comment ils vont corriger cette situation. Un modèle de plan est accessible sur le site Web du Ministère. Les plans doivent être versés dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2022.

Présentation des états financiers

Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2022. Si des données sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 6 décembre 2022 ou à la date convenue avec l’analyste financier du conseil.

De plus, les conseils doivent verser les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs dans le site SharePoint au plus tard le 15 novembre 2022. Si ces documents ne sont pas prêts à cette date en raison du calendrier des réunions du conseil, ils peuvent être soumis au plus tard le 6 décembre 2022.

Les conseils scolaires qui ne respectent pas les échéances s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières; toutefois, le montant ainsi retenu leur sera versé après qu’ils auront soumis les documents.

Texte de la note

Afin de continuer à observer les tendances en matière de congés de maladie, particulièrement à la suite de la pandémie de COVID‑19, le Ministère a confié un autre contrat à la School Boards’ Co-operative Inc. (SBCI) pour qu’elle effectue la collecte et l’analyse de données sur ces congés pour les années scolaires 2021‑2022 et 2022‑2023. Comme la SBCI fournit actuellement ce service à plus de 57 conseils scolaires, cela permettra de réduire la charge de travail du secteur. L’échéance pour la collecte de données sur les congés de maladie de 2021‑2022 est le 26 septembre 2022.

Le Ministère demande à tous les conseils scolaires de retourner un formulaire à la SBCI d’ici le 26 septembre 2022 pour autoriser la communication de leurs données au Ministère et de fournir le nom et les coordonnées d’une personne-ressource. Cette personne recevra une communication de la SBCI fournissant des précisions sur les exigences et l’échéancier du projet. La SBCI organisera également un webinaire le 25 août 2022 pour expliquer les modèles de collecte de données.

Les conseils qui n’ont pas participé au cycle précédent de collecte de données pourront soumettre leurs données pour les années scolaires avant 2021‑2022. Si un conseil a de la difficulté à respecter les échéances, il devrait communiquer avec le Ministère ou SBCI.

Texte de la note

Dans la note de service 2022 :SB19, le Ministère demandait aux conseils scolaires de produire deux rapports sur leurs activités d’approvisionnement visées par divers accords commerciaux :

• Un premier rapport devait porter sur les contrats signés entre le 1^er avril 2018 et le 31 mars 2021 pour des biens valant 25 000 $ ou plus, des services valant 100 000 $ ou plus, ou des travaux de construction valant 100 000 $ ou plus.
• Un deuxième rapport devait porter sur les contrats signés entre le 1^er avril 2020 et le 31 mars 2021 pour des biens valant moins de 25 000 $, des services valant moins de 100 000 $, ou des travaux de construction valant moins de 100 000 $.

Or, le gouvernement a modifié les exigences applicables aux entités du secteur parapublic. Désormais, les conseils doivent soumettre un seul rapport. Celui-ci doit porter sur leurs contrats signés entre le 1^er avril 2018 et le 31 mars 2021 pour des biens valant 101 100 $ ou plus, des services valant 101 100 $ ou plus, ou des travaux de construction valant 252 100 $ ou plus.

Les conseils doivent soumettre ce rapport au plus tard le 25 août 2022.

Texte de la note

En décembre 2021, le Bureau du vérificateur général de l’Ontario a recommandé dans son rapport annuel que le Ministère regroupe les résultats financiers du Fonds d’échange d’assurance des conseils scolaires de l’Ontario dans les états financiers consolidés du gouvernement provincial au plus tard le 31 mars 2023.

Lorsqu’il établira son rapport financier au 31 mars 2023, le Ministère regroupera donc les résultats financiers des membres actifs de l’OSBIE, y compris les conseils scolaires et les membres affiliés à des conseils (comme les consortiums de transport). Comme l’OSBIE et les conseils n’utilisent pas le même exercice et les mêmes normes comptables, les conseils et leurs affiliés devront donc convertir leur part proportionnelle des résultats financiers de l’OSBIE obtenus pendant l’année scolaire (du 1^er septembre au 31 août) selon les Normes comptables pour le secteur public et inclure cette somme dans leurs états financiers.

Pour le premier exercice de déclaration, cela implique que les conseils devront déclarer leurs résultats financiers de l’OSBIE du 1^er septembre 2021 au 31 août 2022 dans leurs états financiers vérifiés de 2021‑2022. Si un conseil ne respecte pas cette exigence, le Ministère pourra retenir immédiatement 50 % des transferts mensuels qui lui sont destinés.