Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2023‑2024 et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles dans le Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE).

REMARQUE : Nous indiquons en italiques les éléments nouveaux par rapport à l’année dernière.

Formation

Cette année encore, le Ministère fournit des documents de référence, des diapositives et des vidéos que les conseils scolaires peuvent consulter en se connectant au SIFE. S’ils ont des questions, ils doivent les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une une séance d’information qui aura lieu en français le 19 septembre 2024.

Données à déclarer et échéances

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils doivent vérifier leurs données sur l’effectif quotidien moyen (EQM) dans le SIFE et effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 1^er octobre 2024. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été et de l’éducation permanente, et ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn. Le Ministère fera un suivi auprès des conseils relativement à tout écart entre le SISOn et le SIFE au plus tard à la fin d’avril 2025. Certains rajustements pourront avoir une grande incidence sur les états financiers de 2023‑2024.

Effectifs des écoles d’enseignement à distance – À partir de maintenant, ces effectifs ne doivent plus être répartis entre les écoles physiques à des fins de financement. Les écoles d’enseignement à distance figurent dans les listes des écoles du SIFE pour tous les cycles, et les conseils utilisent les numéros d’identification de ces écoles pour déclarer leurs effectifs dans le SISOn.

Effectifs des cours d’études des Premières Nations, des Métis et des Inuits – Le Ministère a mis à jour le formulaire des données du SISOn du SIFE afin que ces effectifs figurent par code de cours dans chaque école. Chaque conseil pourra ainsi justifier l’effectif qu’il déclare pour ces cours.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility

Les conseils scolaires doivent inscrire dans VFA.Facility les dépenses en immobilisations financées par les programmes suivants : Allocation pour la réfection des écoles (ARE), Amélioration de l’état des écoles (AEE), Produits d’aliénation, et volet Résilience à la COVID-19 du Programme d’infrastructure Investir dans le Canada (PIIC). Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 11 octobre 2024. Les conseils doivent aussi effectuer dans VFA.Facility les rajustements à ces sources de financement pour l’exercice précédent.

De plus, les conseils doivent déclarer, au plus tard le 11 octobre 2024, leurs plans et leurs engagements liés à leurs fonds restants. Ils doivent indiquer les montants ayant fait l’objet d’un engagement juridique pour les projets ayant reçu une autorisation de procéder qui figurent dans leurs plans approuvés.

Projets de réfection financés par l’ARE et l’AEE – Les conseils doivent fournir dans VFA.Facility des renseignements additionnels qui permettront au Ministère de suivre l’évolution de ces projets.

Projets financés par le PIIC – Les conseils doivent indiquer dans VFA.Facility si chaque projet en est un d’immobilisations ou d’exploitation afin de faciliter le téléversement des données dans le SIFE. Les projets non ruraux devaient être achevés au 31 décembre 2023. Les conseils doivent donc fermer les comptes de ces projets après s’être assurés qu’ils ont effectué tous les paiements qui les concernent.

Déclaration des dépenses liées aux relations de travail

Comme l’indique la note de service 2024:B13, le gouvernement vient de modifier les règlements sur les Subventions pour les besoins des élèves pour 2023‑2024 et 2022‑2023 afin de mettre à jour les repères salariaux pour qu’ils soient conformes aux conventions collectives centrales de 2022 à 2026 et qu’ils tiennent compte des paiements prévus par le protocole d’entente relatif à la loi 124. De plus, les conseils doivent établir une provision en attendant le résultat des procédures d’arbitrage concernant les employés représentés par l’Ontario English Catholic Teachers’ Association (OECTA) et l’Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens (AEEFO). Les conseils doivent estimer les dépenses correspondantes et les déclarer dans le SIFE.

Présentation de rapports financiers

Les conseils doivent présenter les trois rapports financiers suivants au Ministère au plus tard le 15 novembre 2024.

Rapport d’étape sur les grands projets d’immobilisations

Les conseils doivent remplir un rapport concernant tous les projets d’immobilisations financés par les programmes suivants pour lesquels il restait un solde au moment de la présentation des rapports financiers au 31 mars 2024 : Programme d’immobilisations prioritaires, Programme de subventions pour les terrains prioritaires, Projets d’immobilisations pour garde d’enfants, Centres pour l’enfant et la famille ON y va, Remplacement de carrefour communautaire et Maternelle à temps plein. Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère.

Rapport sur les paiements de réparation relatifs à la Loi donnant la priorité aux élèves

La plupart de ces paiements ont bien été effectués, mais il reste un certain nombre de paiements en souffrance. Afin de pouvoir effectuer tous ces paiements, le gouvernement conserve les fonds qui leur sont associés dans une réserve pendant 7 ans à compter de la date d’émission de chaque paiement.

Pour recevoir le financement nécessaire, les conseils doivent déclarer au Ministère, au moyen d’un modèle de rapport détaillé, la valeur totale de tous les paiements effectués entre le 1^er septembre 2023 et le 31 août 2024.

Rapport annuel du comité de vérification

Les conseils scolaires doivent présenter au Ministère un rapport fournissant :

• Un résumé du travail effectué par l’équipe régionale de vérification interne (ERVI) en 2023‑2024
• Un résumé du travail que l’ERVI compte effectuer en 2024‑2025, conformément à son plan annuel ou pluriannuel
• Des renseignements sur les vérifications de l’effectif prévues par l’ERVI en 2024‑2025, le cas échéant

Présentation des états financiers

Les conseils doivent soumettre au Ministère les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs au plus tard le 15 novembre 2024. Si ces documents ne sont pas prêts à cette date en raison du calendrier des réunions du conseil, ils peuvent être soumis au plus tard le 4 décembre 2024. Si un conseil scolaire modifie des données financières à la suite d’une réunion du conseil, il devra de nouveau soumettre les formulaires dans le SIFE au plus tard le 4 décembre 2024.

Les conseils scolaires qui ne respectent pas les échéances s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières; toutefois, le montant ainsi retenu leur sera versé après qu’ils auront soumis les documents.

Texte de la note

Conformément à ce qui a été annoncé dans la note de service 2024:SB10, le Ministère adopte cette année un processus en deux étapes pour recueillir les prévisions relatives à l’effectif. Les conseils doivent soumettre leurs données sur le site SharePoint du Ministère, qui est l’endroit où ils fournissent déjà les documents à l’appui de leurs rapports financiers.

Prévisions préliminaires des effectifs de 2024-2025

Après le projet pilote mené en 2023‑2024, le Ministère commence à recueillir les prévisions préliminaires des effectifs pour l’année scolaire en cours. Ces données l’aideront à comprendre en temps utile les variations des effectifs après le début de l’année, ce qui soutiendra son processus annuel de planification et de budgétisation. Les conseils doivent soumettre leurs données au plus tard le 11 octobre 2024.

Prévisions des effectifs dans le cadre du Financement principal de l’éducation (FPE)

Dans le cadre du processus visant à déterminer les projections du FPE pour les années scolaires suivantes, le Ministère demande aux conseils scolaires de lui présenter, d’ici le 22 novembre 2024, leurs prévisions préliminaires révisées des effectifs pour l’année scolaire 2024‑2025 (correspondant aux effectifs réels au 31 octobre) ainsi que leurs projections de l’effectif quotidien moyen pour les années 2025‑2026 à 2028‑2029.

Texte de la note

Afin de continuer à observer les tendances en matière de congés de maladie, le Ministère a confié un autre contrat à la School Boards’ Co‑operative Inc. (SBCI) pour qu’elle effectue la collecte et l’analyse de données sur ces congés pour les années scolaires 2023‑2024 et 2024‑2025. La SBCI fournit actuellement ce service à plus de 60 conseils scolaires, ce qui permet de réduire la charge de travail des conseils.

Dans le cadre de son engagement à assurer la transparence et à renforcer la responsabilité dans le secteur de l’éducation, le Ministère pourrait envisager d’inclure des données sur les congés de maladie dans l’outil de transparence financière des conseils scolaires qu’il a annoncé en avril 2024. C’est pourquoi, à partir de 2023‑2024, tous les conseils doivent participer à ce projet.

Comme les années précédentes, les conseils qui participaient déjà au projet avec la SBCI ont reçu, en juin 2024, des renseignements détaillés sur la collecte des données. Le Ministère leur transmet maintenant un formulaire afin qu’ils autorisent la SBCI à lui fournir les données recueillies. La SBCI doit transmettre les données de 2023‑2024 au Ministère au plus tard le 20 septembre 2024.

Les conseils qui ne souhaitent pas participer au projet avec la SBCI doivent en informer le Ministère, qui leur enverra l’information voulue afin qu’ils recueillent eux-mêmes les données et les lui fournissent directement. Ils devront lui transmettre leurs données de 2023‑2024 au plus tard le 28 février 2025, sous peine de faire l’objet de retenues immédiates correspondant à 50 % des transferts mensuels versés par le Ministère. Dès qu’il aura reçu les données, le Ministère reprendra ses paiements réguliers, qui incluront le montant total retenu jusque-là.

Les conseils doivent renvoyer le formulaire d’autorisation au Ministère ou indiquer qu’ils ne souhaitent pas partager leurs données avec la SBCI au plus tard le 11 octobre 2024, en fournissant les coordonnées de leur personne-ressource pour ce projet. Si un conseil a de la difficulté à respecter l’échéance de présentation des données, il devrait communiquer avec le Ministère ou la SBCI.

Texte de la note

Rapport sur les activités d’approvisionnement

Les conseils scolaires doivent fournir à ApprovisiOntario des données sur leurs activités d’approvisionnement visées par les accords commerciaux suivants : l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce, l’Accord de libre-échange canadien, l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne, et l’Accord de commerce et de coopération économique Québec-Ontario. Ces données seront incluses dans un rapport annuel que le gouvernement de l’Ontario doit présenter au gouvernement fédéral.

Les contrats d’approvisionnement visés sont ceux qui ont été signés entre le 1^er avril 2023 et le 31 mars 2024 et dont le montant dépasse 121 000 $ pour les achats de biens ou de services et 302 900 $ pour les travaux de construction.

Données sur l’Initiative de développement des entreprises ontariennes (IDEO)

Depuis le 1^er janvier 2024, les conseils scolaires doivent se conformer à cette initiative, qui vise à offrir aux entreprises ontariennes un meilleur accès aux marchés publics. Pour les contrats d’une valeur égale ou supérieure aux seuils commerciaux définis dans l’Accord de libre-échange canadien, les conseils doivent donc indiquer s’ils ont utilisé les critères de l’IDEO dans les processus d’approvisionnement et s’ils ont attribué les contrats à des fournisseurs de l’Ontario en conséquence.

Échéance de production du rapport

ApprovisiOntario offrira des séances d’information sur le modèle de rapport, les nouvelles exigences concernant l’IDEO et le Portail de collecte des données sur la chaîne d’approvisionnement (PCDCA). Les conseils doivent soumettre leur rapport au plus tard le 15 octobre 2024 au moyen du PCDCA.

Texte de la note

Le Ministère a mis à jour les directives que les conseils scolaires doivent suivre lorsqu’ils examinent des documents afin de déterminer si un enfant a le droit de fréquenter une école financée par les fonds publics en Ontario sans payer de droits de scolarité.

Résidence

La Loi sur l’éducation prévoit qu’un enfant a le droit de fréquenter une école d’un conseil scolaire sans payer de droits de scolarité si l’enfant et son parent résident tous deux dans le territoire du conseil. Il incombe au parent de fournir une preuve de résidence. Le Ministère fournit une liste des documents acceptables et des règles à suivre, notamment dans le cas où la garde de l’élève est confiée à un adulte résidant dans le territoire du conseil (plutôt qu’à son parent).

Admissibilité à l’exemption des droits de scolarité

Selon la Loi sur l’éducation, les conseils scolaires ont l’obligation de demander des droits de scolarité, calculés conformément aux règlements, à tous les élèves admis à l’école qui sont des résidents temporaires ou qui sont en possession d’un permis d’études. Des exemptions de ces droits s’appliquent dans certains cas, notamment aux personnes suivantes :

• Demandeurs de résidence permanente au Canada
• Enfants d’étudiantes ou d’étudiants de niveau postsecondaire à temps plein en Ontario
• Élèves déclarant un statut de réfugié
• Demandeurs d’un permis de travail
• Élèves se trouvant illégalement au Canada

Le Ministère énonce les règles qui s’appliquent à chacune de ces catégories.

Pratiques exemplaires pour les conseils scolaires

Afin d’assurer la cohérence et l’équité des décisions d’admission, le Ministère encourage les conseils scolaires à élaborer des politiques et des directives administratives concernant les points suivants :

• L’acceptation et l’examen des documents relatifs à l’admissibilité
• L’examen périodique de la documentation relative au statut de l’élève ou du parent en matière de droits de scolarité
• Le paiement et le remboursement des droits de scolarité
• La cohérence entre les conseils scolaires coïncidents

Texte de la note

Rapport sur l’effectif des classes à l’élémentaire

Conformément au Règlement 132/12, les conseils scolaires doivent soumettre chaque année un rapport sur l’effectif des classes des écoles élémentaires. Le Ministère fournit aux conseils un guide pour la préparation de ce rapport, qui doit être soumis au plus tard le 31 octobre 2024. Si un conseil ne respecte pas cette échéance, le Ministère peut retenir immédiatement 50 % des transferts mensuels qui lui sont destinés.

Rapport sur l’effectif des classes au secondaire

Les conseils doivent aussi soumettre chaque année un rapport sur l’effectif des classes des écoles secondaires. Le Ministère fournit aux conseils un guide pour la préparation de ce rapport.

Le Ministère calcule l’effectif moyen des classes au secondaire (EMCS) en se fondant sur les relevés d’effectifs des classes et des cours figurant dans les rapports d’octobre et de mars présentés dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn). En 2024‑2025, les conseils devront soumettre le rapport d’octobre au plus tard le 31 janvier 2025 et celui de mars au plus tard le 30 juin 2025, sous peine de faire l’objet de retenues immédiates correspondant à 50 % des transferts mensuels versés par le Ministère.

Une fois que toutes les écoles secondaires d’un conseil auront soumis leurs rapports d’octobre ou de mars dans le SISOn, le conseil recevra un courriel lui indiquant comment accéder aux rapports sur l’EMCS à l’échelle des écoles et du conseil. Le conseil devra alors vérifier l’effectif de ses classes en personne (y compris à distance) et en ligne pour s’assurer de l’exactitude et de la conformité des données.

Cadre de conformité

Le Ministère rappelle aux conseils les exigences particulières qui s’appliquent au calcul de l’effectif des classes d’enseignement à distance.

Les conseils qui ne se conforment pas aux dispositions du règlement peuvent faire l’objet des réductions de leurs dépenses qui sont décrites dans le cadre de conformité figurant dans chacun des guides. Auparavant, selon les Subventions pour les besoins des élèves, ces réductions s’appliquaient à la Subvention pour l’administration et la gestion des conseils scolaires. Désormais, selon le Financement principal de l’éducation, elles s’appliqueront à la limite des dépenses administratives de chaque conseil.

Texte de la note

Sondage de début d’année

Comme les années précédentes, ce sondage vise à comprendre l’état de préparation des circuits pour l’année scolaire 2024‑2025. Les consortiums de transport doivent répondre au sondage à compter du 19 août 2024. Pendant la semaine du 19 août, ils doivent soumettre un sondage complet. S’ils modifient leurs plans, ils doivent soumettre un deuxième sondage pendant la semaine du 26 août afin d’indiquer les changements qu’ils ont apportés.

Rapport quotidien sur les annulations

Ce rapport fournit chaque jour une liste des itinéraires qui sont annulés tout en précisant le motif de chaque annulation (qui pourrait notamment être des conditions météorologiques défavorables ou l’indisponibilité du conducteur ou du véhicule). Chaque consortium doit présenter ce rapport tous les jours, dès le premier jour d’école, et continuer de le faire jusqu’à la fin de l’année scolaire 2024‑2025. Le Ministère fournit des instructions sur la présentation du rapport ainsi qu’un modèle Excel à utiliser.